Sowesoft est un éditeur français de logiciels spécialisé dans la numérisation des processus liés à la formation. Anciennement membre du Groupe Horizontal Software, Sowesoft a récemment pris son indépendance, un tournant stratégique majeur. Leurs solutions s'adressent aussi bien aux grandes entreprises qu'aux collectivités territoriales, aux organismes de formation et aux établissements d'enseignement.

L'éditeur couvre trois usages clés du parcours formation :

SoWesign, dédié à la signature et à l'émargement électronique
SoWeDoc, pour la signature de documents PDF
SoWeRise, orienté évaluation des formations et des compétences

Historiquement commercialisés comme des produits distincts, ces trois outils ont récemment été unifiés au sein d'une solution unique : Sowesoft. Une évolution structurante, à la fois produit, commerciale et organisationnelle.

Changer d'environnement & repenser le système

CONTEXTE CLIENT

Jusqu'à récemment, Sowesoft opérait au sein du Groupe Horizontal Software et partageait une instance HubSpot mutualisée avec trois marques. Les données, les pipelines et les automatisations étaient entremêlés dans un environnement conçu pour un fonctionnement de groupe, pas pour une entité autonome.

La séparation du groupe a fait émerger un enjeu structurant : reprendre son indépendance CRM. Sowesoft devait définir à quoi ressemblerait sa propre instance HubSpot, migrer ses données depuis l'environnement mutualisé et repenser l'ensemble de ses processus commerciaux et marketing sur des bases propres.

Au-delà de la migration technique, c'était aussi l'occasion de transformer les usages : challenger les pratiques commerciales existantes, structurer un vrai pilotage dans HubSpot via des dashboards — en remplacement des fichiers Excel —, aligner les équipes marketing et commerciales, et poser les bases d'un CRM pérenne.

POURQUOI YUZU CORP

L'instance HubSpot existante était mutualisée entre trois marques du groupe. Trois codes environnement co-existaient pour le même objet. Les processus commerciaux n'avaient jamais été formalisés dans le CRM : le pilotage reposait sur des fichiers Excel. Le reporting était manuel. Les équipes marketing et commerciales fonctionnaient en silos, sans alignement structuré.

Yuzu Corp a été choisi pour sa capacité à être « owner » de l'ensemble du périmètre HubSpot, et non simple exécutant technique. Comprendre le métier de l'éditeur, anticiper les effets de bord des décisions d'architecture, poser les bonnes questions en amont :

Comment structurer la donnée pour une entité désormais autonome ?
Quels processus challenger ?
Comment construire un CRM qui serve réellement le pilotage commercial ?

Périmètre d'intervention : AUDIT · MIGRATION DE DONNÉES · IMPLÉMENTATION

Phase 1 — Audit et migration : poser les fondations d'une instance autonome

La première étape a consisté à réaliser un audit complet de l'instance HubSpot mutualisée. L'objectif : comprendre l'état de la donnée, cartographier les automatisations existantes, et préparer la migration vers une instance propre à Sowesoft.

L'audit révèle l'étendue du chantier : automatisations « pansement » actives sur des contacts en production, propriétés héritées de produits qui n'existent plus sous ce nom, et impossibilité de certifier la fiabilité des données.

Le chantier structurant de cette phase : le code environnement. C'est l'identifiant unique de chaque client Sowesoft, sur quatre chiffres, qui permet de retrouver et associer un ticket, un abonnement, un accès. Il existait en trois versions dans l'ancienne instance mutualisée (SoWeSign, SoWeSkill, Sowesoft). Décision prise avec Yuzu Corp : unifier sous un seul code, migrer les valeurs existantes, imposer une propriété synchronisée avec des règles strictes. Sans cette décision, aucune automatisation fiable ne serait possible.

Yuzu Corp livre une instance reconfigurée sur des fondations propres : modèle de données nettoyé, migration des données historiques depuis l'instance mutualisée, pipeline commercial reconstruit, et dossier d'architecture technique (DAT) pour assurer la continuité.

Phase 2 — Implémentation CRM : transformer les usages commerciaux

Une fois les fondations posées, le vrai travail de transformation commence. L'enjeu n'était pas seulement de déployer un CRM fonctionnel — c'était de changer les pratiques. Chez Sowesoft, le pilotage commercial reposait sur des fichiers Excel, les processus de vente n'étaient pas formalisés, et les équipes marketing et commerciales fonctionnaient sans cadre partagé.

Yuzu Corp a mené un accompagnement de fond, en challengeant les pratiques commerciales existantes pour les adapter à la réalité d'une entreprise désormais autonome. L'objectif : que HubSpot devienne l'outil de pilotage central, et non un simple répertoire de contacts.

L'implémentation s'est articulée autour de quatre axes structurants :

Structuration du pipeline commercial. Le pipeline a été reconstruit de zéro dans HubSpot pour refléter le cycle de vente réel de Sowesoft. Chaque étape a été définie avec des critères de passage clairs, permettant un suivi fiable des opportunités et une prévision commerciale crédible — ce que les fichiers Excel ne permettaient pas.

Pilotage par les dashboards. Les tableaux de bord HubSpot remplacent les reportings Excel manuels. Les managers disposent désormais de KPIs en temps réel sur l'activité commerciale : taux de conversion par étape, vélocité du pipeline, performance individuelle. Le pilotage devient factuel, pas déclaratif.

Intégration de Modjo pour la qualification. L'outil Modjo a été intégré au CRM pour remplir automatiquement les propriétés liées à la méthodologie de qualification d'affaires. Les équipes commerciales gagnent en productivité au quotidien : les informations clés des échanges sont capturées et structurées dans HubSpot sans ressaisie.

Alignement marketing-commercial. Un des bénéfices clés du projet : la mise en place d'un cadre partagé entre les équipes marketing et commerciales. Définition commune des étapes du funnel, critères de qualification alignés, visibilité réciproque sur les actions menées. Le marketing alimente le commerce avec des leads qualifiés, le commerce remonte les retours terrain — une boucle vertueuse structurée dans HubSpot.

Résultat : une instance HubSpot qui n'est plus un simple outil, mais le centre de pilotage de l'activité commerciale de Sowesoft. Les équipes ont été formées, les processus documentés, et l'adoption accompagnée dans la durée.

Phase 3 — Unifier le support client : une source de vérité unique

Sowesoft traite plus de 400 tickets par mois. Deux outils, Freshdesk et Zoho Desk, hérités de l'organisation du groupe, co-existaient avec des adresses email distinctes par produit. Le reporting était manuel. L'équipe support, structurée par spécialité, passait un temps disproportionné à classer et router les demandes.

L'enjeu : centraliser le support dans HubSpot pour créer une source de vérité unique, avec des KPIs fiables et un système capable de monter en charge.

Yuzu Corp déploie le Service Hub HubSpot avec quatre décisions structurantes :

1. Unification des canaux. Une seule adresse support, avec des redirections par produit (SoWeSign, émargement ; SoWeDoc, signature PDF ; SoWeRise, évaluation). Le client sélectionne son module à la création du ticket, avec des libellés explicites pensés pour des utilisateurs non techniques.

2. Pipeline structuré avec libellés automatisés. Quatre phases (Nouveau, En cours de traitement, En attente du client, Fermé), deux libellés automatisés (« Pas de réponse » déclenché après 5 jours, « En retard » pour les tickets non traités). Propriétés obligatoires à la fermeture pour garantir la qualité des KPIs.

3. Propriétés synchronisées. Le code environnement Sowesoft et le produit d'abonnement en cours se synchronisent automatiquement depuis la fiche entreprise vers chaque ticket. L'équipe support voit immédiatement quel client et quel produit sont concernés, sans ressaisie.

4. Base de connaissances migrée. Des articles jusqu'alors hébergés sur un WordPress instable sont structurés et migrés dans HubSpot. Les clients accèdent de manière autonome aux ressources sans ouvrir un ticket.

Résultat : Freshdesk et Zoho Desk sont remplacés. L'équipe support dispose d'une source de vérité unique, de KPIs en temps réel, et d'un système conçu pour absorber la croissance.

Changer d'architecture, mais pas d'outil

Ce projet illustre un enjeu que beaucoup d'éditeurs de logiciels sous-estiment : reprendre son indépendance technologique, ce n'est pas juste migrer des données d'un environnement à un autre. C'est repenser ses processus, challenger ses pratiques, et construire un système qui reflète la réalité de l'entreprise telle qu'elle est aujourd'hui — pas telle qu'elle était au sein du groupe.

C'est l'enseignement central de ce projet : un CRM ne crée de la valeur que s'il est structuré autour des vrais usages. Un modèle de données propre, des processus formalisés, un pilotage factuel, un alignement marketing-commercial. Ce n'est qu'une fois ces fondations en place que l'outil devient un levier de croissance.

Pour Sowesoft, c'est aussi la preuve qu'un éditeur peut prendre son indépendance — quitter un groupe, une instance mutualisée, un fonctionnement hérité — et en sortir avec un outil mieux adapté qu'avant. En changeant d'architecture, pas d'outil.

Impact

12 pipelines réduits à 8
Une instance HubSpot autonome, conçue pour Sowesoft post-séparation du groupe, avec un modèle de données propre et un code environnement unifié
Un pilotage commercial structuré dans HubSpot, en remplacement total des fichiers Excel, avec des dashboards en temps réel
Freshdesk et Zoho Desk remplacés par un Service Hub unique : une source de vérité, des KPIs en temps réel, un support structuré pour absorber la croissance
+200 articles de base de connaissances migrés dans HubSpot pour un accès client autonome
Des équipes commerciales plus productives grâce à l'intégration de Modjo et à des processus de qualification formalisés dans le CRM

La suite : le "Plug & Play" en ligne de mire

Avec une instance propre, des données fiables, un pilotage structuré et un support centralisé, Sowesoft dispose désormais des fondations nécessaires pour franchir une nouvelle étape : le lancement d'une offre « Plug & Play ».

L'ambition est de permettre à un prospect de souscrire en self-service, sans intervention commerciale, directement depuis le site. Un parcours de la soumission du formulaire jusqu'à la facturation, entièrement automatisé dans HubSpot avec Stripe.

Ce projet est en cours de construction avec Yuzu Corp. Il sera rendu possible précisément parce que le travail de fond a été fait en amont : un code environnement unifié, un modèle de données propre, un CRM qui tient la route. La suite logique de tout ce qui précède.